攻め所と目標の設定の進め方【ギャップシート,課題達成型QCの課題の明確化】

QC

man facing snow covered mountain

「課題達成型QCストーリーの攻め所と目標の設定を進める手順が分からない」

「ギャップシートの作り方が分からないので教えてほしい」

この記事では、このような疑問に答えます。

■本記事の内容

・攻め所と目標設定の進め方(課題の明確化)

・課題の特性の決定

・特性の現状レベルと要望レベルの把握

・特性の構成要素の明確化

・特性の構成要素の現状レベルと要望レベルの把握

・ギャップと攻め所の設定(ギャップシート)

・目標の設定

この記事を書いている私は、製造メーカーの技術職であり、約10年間QCサークルのメンバーとして活動しています。

QC活動の難しさは理解しており、実体験に基づいた現場目線で、役立つ情報を提供します。

攻め所と目標設定の進め方(課題の明確化)

white snow-covered mountain

攻め所と目標の設定の手順について、概略を説明します。

まず、テーマの課題について、特性を決め、その特性の現状とありたい姿を調査します。

次に、その特性のありあたい姿を実現するための切り口(一般的には人・物・方法・環境など)について、現状レベルと要望レベルを調査し、そのギャップを明確化します。

また、これらの情報はギャップシートにまとめることでメンバーと共有できるようにします。

そのギャップを埋めるための「攻め所」を設定し、課題達成の寄与度(期待効果)によって攻め所を絞り込みます。

最後に現状レベルと要望レベル、攻め所を考慮して、目指したい特性値となる目標値を設定します。

では、攻め所と目標設定の手順について順を追って説明していきます。

課題の特性の決定

まずは、課題の特性を決めます。

ここで使っている「特性」とは、課題の達成状況が把握できる評価指標と考えてもらえれば良いです。

「課題を達成しました!」といわれても、「え、それって何をもって課題が達成したっていってるの?」と聞かれます。

そこで客観的な指標として特性を決めておく必要があるのです。

例えば、Twitterで影響力を上げるという課題があったとしたら、その影響力を表す指標である特性としてフォロワー数が挙げられます。

他の例で、製造なら、Aラインの生産性を向上させるという課題があれば、その特性としては稼働率が挙げられるでしょう。

もし、課題の特性を明確にしないままQCサークル活動を進めると、いつの間にかなにを目指しているのかよくわからなくなり迷走することになるので、しっかりと特性を決めましょう。

特性の現状レベルと要望レベルの把握

当たり前ですが、特性を設定したら、現状の特性値を調査しましょう。

また、課題達成に必要なありたい姿の特性値もここで把握しておきます。

なぜなら、現状とありたい姿のギャップ、つまり課題達成のハードルの高さによってその後のステップでの攻め所が変わってくるからです。

特性の構成要素の明確化

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これは、前の手順で把握した特性のありたい姿を実現するためには、何が必要なのか、その構成要素を明確にしましょうというパートです。

一般的には、特性のありたい姿を実現する手段系項目である「人」・「材料」・「方法」・「環境」に分けます。

ただし、私の経験上、安易になんでもかんでも人・材料・方法・環境としてもうまくいかないことが多いことです。

ここで意識すべきポイントは、構成要素をモレなく挙げることです。

もし、モレがあり、それが課題達成の寄与率が多き事象であれば、課題達成は遠のいてしまいます。

また、あまりにも課題が大きい場合には、構成要素を手段系項目で表しにくいことが多いです。

その場合には、難易度が上がりますが、課題を分解して小さくし、その分解した課題たちに優先順位をつけて取り組むのがよいでしょう。

さて、構成要素にわけたら、それぞれについて特性に与える項目を挙げていきます。

特性の構成要素の現状レベルと要望レベルの把握

group of people using laptop computer

徳衛に影響を与える構成要素のそれぞれの項目につて現状レベルと要望レベルについて調査を実施します。

ここは、なるべく数値化して現状レベルと要望レベルのギャップを定量化できるようにしましょう。

定量化することで、方策を実施したときに効果を客観的に示すことができます。

ギャップと攻め所の設定

time lapse photography of waterfalls

現状レベルと要望レベルが分かったら、ギャップを出します。次にそのギャップを埋めるための着眼点を設定します。

この着眼点が攻め所となります。攻め所はなるべく複数挙げていきます。

最後に課題達成への寄与率を考慮して攻め所を絞りこんでいきます。

ギャップシートの作成

ここまで解説してきた、特性・構成要素とその要望レベルや現状レベル、さらにそのギャップと攻め所の情報は、以下のようなギャップシートに整理します。

ギャップシートに情報を整理して会合で使うことで、メンバー同士ですぐに情報を共有し、認識を合わせることができます。

逆に、ギャップシートがなければ、メンバー同士の認識が合わせずらく、どこの部分を議論しているのかわからなくなる可能性が高いです。

グループで活動をするときに、メンバーの認識を合わせて進めていくには必要なツールです。自分達のために作るのです。

ギャップシートへの記載内容のポイントは前述した通りです。構成要素の要望レベルや現状レベル、そしてギャップは数値化を検討しましょう。

↓にギャップシートの例を載せまたので参考にして下さい。

図. ギャップシート

目標の設定

photo of mountain

最後に目標を決めます。

現状レベル・要望レベル・攻め所を踏まえて、今回の活動での目標値を設定していきます。

目標は「何を、どれだけ、いつまでに」を明確にして設定します。

また、目標値を設定する際は周りの人を納得させられるような根拠が説明できるか意識するようにしましょう。

目標設定についての詳細は別の記事で解説しています。問題解決型向けの記事ですが、目標設定の意味合いについて詳しく解説しているので参考になると思います。

QCサークル(小集団活動)の問題解決型のQCストーリーでどのように目標設定をすれば良いかわからないという初心者向けに、目標設定の意味合いと設定方法について解説します。

まとめ

課題達成型QCストーリーの攻め所と目標設定について解説しました。

このステップは、テーマの課題を明確化する重要なステップですので、しっかりと理解する必要があります。

特に、課題の特性を決めるところや、特性の構成要素を明確化する部分はなれていても難しいです。

本記事の基本事項を学んだら、実践を繰り返すなかで理解度を上げていきましょう。

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