【QC7つ道具】チェックシートの作り方【QCサークルでの活用ポイント】

QC

pens near white paper

「チェックシートの作り方やQCサークル活動での活用ポイントを教えてほしい」

こういった質問に答えます。

本記事の内容は以下の通り。

・チェックシートとは
・チェックシートの種類
・QCサークル活動でのチェックシートの活用
・チェックシートの作り方

この記事を書いている私は、製造業の技術職で、10年以上QCサークル活動に参加してきました。またQCサークル活動の推進者としても長年携わっています。

本記事ではQC7つ道具の一つのチェックシートについて、QCサークル活動での活用を前提に解説していきます。

【QC7つ道具】チェックシートとは

fountain pen on spiral book

チェックシートはQC7つ道具の一つで、現場でデータをチェック/収集しやすいように、管理/調査が必要な項目を図や表にした用紙です。

チェックシートは普段の業務でも当たり前のように使っていると思います。チェックシートを活用するうえで大事なことは、チェックシートを使ってデータを収集する目的を明確化しておくことです。

意味もなく、なんとなく重要そうだからデータを収集しよう、では時間の経過とともに廃れます。それなら初めからチェックシートを使う意味がなく、ただの時間の無駄です。

なぜチェックシートが必要なのか、チェックシートでデータを収集した後に、その情報をどのように活用するのか、先の見通しを立てたうえで、本当にチェックシートが必要なのか考えるようにしましょう。

チェックシートの種類

white printer paper on black table

チェックシートの種類は、活用の目的に応じて、大きく2つに分類されます。

・管理/点検用チェックシート
・調査/記録用チェックシート

管理/点検用チェックシート

管理/点検用チェックシートとは、現場でチェックがしやすいように、管理/点検が必要な項目を図や表にした用紙です。

チェックシートには5W1Hの情報を入れます。
点検対象で問題が起こった場合、「いつ」「どこで」「誰が」「なにを」「どのように」のこれらの情報は、後の問題解決を進めるうえで必要不可欠な情報です。これらの情報を網羅した管理/点検チェックシートを作りましょう。

管理/点検用チェックシートが活用される場面は、設備や機械の点検、作業手順の確認などです。

例えば、製造業では、品質に影響を与えるような重要なパラメータは基準を設定して管理する必要があります。このような管理すべき項目を確認するために、点検用のチェックシートがよく用いられます。

業種によっても異なりますが、製造工程にはセンサーが張り巡らされ、重要パラメータの自動センシングが進んでおり、管理基準から外れればアラームが出ます。

しかし、そのシステム自体に不具合が起こる可能性もあり、重要な管理パラメータであれば、定期的に人が確認すべきです。ここでも管理/点検用チェックシートが活用されます。

調査/記録用チェックシート

調査/記録用チェックシートは、データを収集しやすいように、調査/記録が必要な項目を図/表にした用紙です。不適合品の項目別の内訳や、物性のばらつき、不良発生場所の調査などで活用されます。

チェックシートを活用する目的を明確化して、調査/記録項目にモレ落ちがないようにします。

また、先の説明と同様、5W1Hの情報がチェックシートに入っているかも確認しましょう。チェックシートの目的が不明確で5W1Hの情報にモレ落ちがあると、多くの場合、アウトプットに繋がらない使えないデータが集まり、調査がやり直しになります。

これでは時間を大幅にロスすることになりますので、調査/記録用チェックシートの作成は情報のモレ落ちがないか、意識して作成しましょう。

チェックシートは現場でマーキングするだけで簡単に見える化できる点がメリットです。一方で、データの管理・保管という点では、今どき紙は時代遅れです。

できるだけ調査/記録用チェックシートを専用のシステムやエクセルシートなどに入力し、作成・集計することをおすすめします。

もちろん職場の環境や現場の作業内容によっては難しいかと思いますが、できるだけデータの電子化を意識しましょう。

QCサークルでのチェックシートの活用

men and women having a meeting

次に、QCサークル活動でのチェックシートの活用について解説していきます。主に以下のステップで、チェックシートの活用が考えられます。

・現状把握/効果確認
・標準化と管理の定着

現状把握/効果確認での活用【記録/調査用チェックシート】

現状把握や効果確認のステップでは、現場でデータの収集を行います。この時に記録/調査用チェックシートの活用を考えましょう。

実際に進めるうえでのポイントは、チェックシートでデータを収集する項目やデータのとり方について、メンバーと共有し、合意を得ることです。

たまに、「データを取っておいて、任せた!」と押し付けられて、自分なりに考えてデータを集めてしまう人がいますが、NGです。

項目にモレ落ちなく、どのようにデータを取るかをしっかりとメンバー全員と議論し、認識を合わせましょう。

これをやらないと、後になってデータが不足しているからもう一回調査しようとか、面倒だからこのデータで強引に進めよう、なんて展開になりがちです。

QCストーリーの序盤の現状把握で、データ取り方を誤るとその後の活動がグダグダになるので要注意です。効果確認のステップは、現状把握と同じようにデータを取得するので、基本同じです。

現状把握と同じ土俵でデータ取得し、効果を確認しましょう。都合のよいデータのとり方で、さも効果が出たというようなアンフェアなことはやめましょう。

わかる人にはすぐにバレます。

標準化と管理の定着【管理/点検用チェックシート】

標準化と管理の定着のステップで、管理/点検用チェックシートの活用を検討しましょう。

QCサークル活動で効果が得られた対策は、標準化します。多くが作業標準書や手順書の作成・改定だと思います。

次に、それら標準化した内容が現場に定着しているか、定期的にチェックする仕組みが必要です。このときに、管理/点検用チェックシートが活用できないかを考えるわけです。

ここでのポイントは、管理/点検用チェックシートの意味合いをしっかりと周囲にインプットすることです。

製造現場であれば、複数の交代班があるでしょうから、どの班にも、このチェックシートを運用する理由を説明して納得してもらう必要があります。

なぜなら、チェックシートの必要性が伝わらず、相手が納得しなければ、そのうちやらなくなるからです。ここは手を抜かずに丁寧に進めましょう。

また、現場でチェックされた用紙を誰がどの頻度で確認するのかも決めましょう。現場がチェックしているかを確認する仕組みがないと、管理できているとは言えません。

管理/点検用チェックシートは作ればよいというわけではありません。管理できているといえる仕組みにまで落とし込みましょう。

チェックシートの作り方【活用までのステップ】

toddler's standing in front of beige concrete stair

最後にチェックシートの作り方のポイントを簡単に解説します。
管理/点検・記録/調査のどちらも作り方の基本的な考え方は同じです。

  1. チェックシート活用の目的を明確化する
  2. チェックシートで収集したデータのアウトプットを決める
  3. アウトプットに必要なチェック項目を決める
  4. チェックシートに5W1Hの情報が入っているか確認する
  5. 目的に合った項目が網羅されているか、モレ落ちを確認する
  6. データを記入する
  7. データを解析/確認し考察する
  8. アウトプット

ここまで、すべてのステップを踏んで初めてチェックシートを作る意味があります。

データを記入して、その後放置とならないように、注意しましょう。アウトプットまで決めてチェックシートを設計しましょう。

まとめ

QC7つ道具の一つ、チェックシートについて、目的・種類・QCサークルでの活用・作り方を説明しました。

チェックシートはありふれたものですが、その目的とアウトプットを意識してチェックシートを作りましょう。

QCサークル活動でも現状把握や標準化と管理の定着のステップで上手く活用してより良い活動の成果につなげましょう。

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