「Outlookのメール受信フォルダに既読メールが溜まって、未対応のメールが埋もれてしまうことが多い。うまいOutlookメールの整理術が知りたい」
「メールを整理するために細かく仕分けをしているけどかなり面倒。細かく仕分けをしなくても過去のメールをすぐに見つける方法ってあるの？」
このような悩みに答えます。
本記事では、主にビジネスシーンで使われている、Microsoft Office Outlookに焦点を当て、誰でも簡単にメールを整理できる方法を紹介します。
以前の私は、メールを案件ごとやプロジェクトごとに分けるのが面倒で、既読したメールはすべて受信フォルダに放置していました。
また、自動的にメールを仕分ける機能もありますが、使ってみると完全自動化は現実的でなく、中途半端な状態だったので使うのをあきらめていました。
今回紹介するメールの整理方法は、アウトルック最速仕事術の書籍でも紹介されている基礎的なOutlookの使い方でもあり、とても簡単なので誰でもできます。
それでいて、業務効率向上やアウトプットのスピードUPにもつながり効果が大きいです。
Outlookメールの整理術はいちいち会社で教えてもらえませんし、自分から学ばなければ、いつまでたっても知らないままです。
特に、新社会人や大学生は早いうちから本記事の内容は最低限の常識として知っておくことをおすすめします。
Outlookメールの整理術【アーカイブの活用】
メールの整理は超簡単
メールの整理は単純で、受信フォルダ内にある要件が完了したメールと、未完了のメールを仕分けるだけです。
将来的に見返す価値のないメールはもちろん削除します。
でも、これをやっていない人が多かったりします。まぁ過去の私もそうですが…。
当たり前のことですが、この整理をしないとOutlookのメール受信フォルダ内には、完了済みと未完了のメールが混在します。
その結果、対応する必要のあるメールが埋もれてしまい、探すのに時間がかかりますし、最悪の場合、その存在を忘れることもありえます。
ですので、日ごろから要件が完了したメールと未完了のメールの整理が必要です。
Outlookメールのおすすめ整理術はアーカイブの活用
Outlookメールのおすすめの整理方法は、アーカイブのフォルダの活用です。
整理方法は簡単で、要件が完了したメールをOutlookメールのアーカイブフォルダに移すだけです。
これで、受信フォルダの中には、未読メールや未完了のタスクのメールが残ります。
また、要件が完了したメールをアーカイブフォルダへ移動させるときは、ショートカットキー（Ctrl+Shift+1）を使うだけでOK。
ドラッグアンドドロップをせずに瞬時に移動させられるため、効率が良くストレスフリーです。
もちろん、特定のメールは、アーカイブフォルダではなく、専用のメールフォルダに保管したい場合もあると思います。
その場合には、専用メールフォルダを作成し、自動仕分け機能または手動で仕分けをするなど、自分なりにルールを決めて対応すればよいです。
過去メールは詳細検索で探す
Outlookのアーカイブフォルダに移した要件完了メールを再度確認したい場合があるかと思います。
そのような過去メールをアーカイブフォルダから探すときには、検索ツールの詳細設定で宛先・件名・差出人などの項目でフィルターを掛けて、検索をすればすぐに見つけることができます。
最近の検索機能は優れているので、ある程度条件を設定して検索することで、目当てのメールを絞りこむことが可能です。
なので、宛先ごとや件名ごとなどに仕分ける必要性はありません。
実際、私も普段から複数のフィルターを掛けて目当てのメールを検索していますが、不便を感じたことはありません。
また、現在はTeamsに代表されるグループチャット機能を使って、プロジェクトごとのグループコミュニティーを作ってタスクを進めている会社が当たり前のようになっていますし、メールを案件ごとに細かく仕分ける必要性は減っています。
なので、過去メールはOutlookの詳細検索の機能を活用するだけで十分です。
Outlookアーカイブ活用のメリット
Outlookのアーカイブフォルダを活用するメリットは先に触れていますが、メールの整理がシンプルで効率的な点です。
その他にも、完了済みのメールをアーカイブフォルダにすべて移すことで、受信フォルダ内が未完了タスクのみになり、ToDoリストの役割になる点です。
受信フォルダがToDoリストになることで、対応すべき案件が一目瞭然になり、タスクを忘れることも防止できます。
また、個人的には、残タスクが受信フォルダに残っていることが気持ち悪く感じ、早く処理をしたい衝動にかられて早くタスクを処理できるようになりました。
受信フォルダ内のメールが消えていくと達成感があり気分も良くなりゲーム感覚で進めることができます。
その結果、個人的には仕事を処理するスピードが向上したと感じています。
また、ToDoリストを使ったアウトプットを上げる方法については別の記事に記載しましたので気になるかたは立ち寄ってみてください。
まとめ
Outlookメールのおすすめの整理術について、アーカイブフォルダを活用した簡単なメール整理術を解説しました。
非常にシンプルな方法で、誰でもストレスなくできますし、業務スピードUPの効果もあるため、取り入れてみることをお勧めします。
また本記事は以下の書籍を参考にしています。もっと詳しい内容を知りたいかたは読んでみてください。
あなたの業務効率改善につながれば幸いです。
Comments